kintoneのファイル管理を根本的に改善！「ストレージコネクト」が最大10階層のフォルダ自動生成に対応

kintoneのファイル管理に新たな解決策

kintoneは、日々の業務データを管理・共有する上で非常に便利なツールです。しかし、ファイルを多く扱う企業では、容量制限や検索のしにくさ、手作業によるフォルダ作成の手間といった課題に直面することが少なくありません。

これらの課題を解決するため、株式会社キャップドゥー・ジャパンは、kintoneと様々なクラウドストレージを連携させるサービス『ストレージコネクト』を提供しています。このたび、『ストレージコネクト』は、エンタープライズ規模の企業や、より細かいファイル管理が求められる業務に対応するため、大規模なバージョンアップを行いました。

kintone運用でよくあるファイル管理の悩み

kintoneをファイルサーバーのように使う場合、いくつかの構造的な限界があります。多くの企業が以下のような問題に直面しています。

容量の制限とコストの増加
kintoneの標準ディスク容量は1ユーザーあたり5GBです。大きな図面や写真、動画、契約書などを保存すると、すぐに容量がいっぱいになってしまいます。容量を増やすためには追加費用がかかり、ランニングコストが増える原因となります。
探しにくさとバージョン管理の難しさ
添付ファイルとして保存されたデータは、ファイルの中身を直接検索することが難しく、最新のファイルを見つけるのが大変です。これにより、情報が特定の担当者しか知らない状態になりがちです。
手作業によるフォルダ作成の限界
kintoneのレコード情報に合わせてクラウドストレージに手動でフォルダを作る作業は、作成漏れや命名規則の間違い（ヒューマンエラー）を引き起こしやすく、会社全体のファイル整理を妨げてしまいます。

『ストレージコネクト』がもたらす3つのメリット

『ストレージコネクト』は、「データ管理はkintone、ファイル管理はクラウドストレージ」という考え方で、これらの課題を解決します。このサービスを導入することで、企業は次のような具体的なメリットを得られます。

ランニングコストの大幅な削減
大容量のデータを、Dropbox、OneDrive、Google Drive、Box、楽天ドライブといった、より安価なクラウドストレージに自動で保存する仕組みを構築します。これにより、kintoneのディスク容量を増やすための追加コストを抑えつつ、実質的に容量を気にせずファイルを管理できるようになります。
人のミスをなくし、ファイル管理を完全に自動化
kintoneで新しいレコードを作成する際（例：新しいお客様の登録、新しいプロジェクトの作成）、指定したクラウドストレージ内にルール通りのフォルダが自動で作成されます。これにより、「誰が操作しても、必ず決められた場所に、正しい名前でフォルダが作られる」ため、ファイルを探す時間がなくなり、社内の情報管理（データガバナンス）が強力に進みます。
画面の切り替えなしでスムーズな業務体験
このサービスの大きな特徴は、クラウドストレージ上のファイルをkintoneのレコード画面から直接操作（閲覧・アップロード・削除）できる点です。利用者は「kintoneとストレージの画面を行ったり来たりする」という無駄な作業から解放され、本来の業務に集中できます。

▼『ストレージコネクト』の詳細や無料トライアルはこちらからご確認ください。