Copilotが議事録要約で止まっていませんか？大手建設企業が総務業務で年間373時間削減した秘訣

Copilot活用が進まない課題を解決

Microsoft 365 Copilotは、WordやExcel、Outlook、Teamsといった普段使っているMicrosoftのツールに組み込まれたAI機能です。新しいシステムを導入する必要がなく、すぐに始められる点が大きな特徴です。

しかし、「ライセンスを全社に配ったのに、なかなか活用が進まない」という悩みを持つ企業は少なくありません。多くの企業では、議事録の要約やメールの下書きに使うだけで、それ以上の利用が広がらない状態が見られます。これは、製品の性能や現場の意識の問題というよりも、「どの業務のどの部分にAIが役立つのか」が明確になっていないことが原因です。AIが効果を発揮するのは「業務全体」ではなく、「業務の中の特定の工程」であることが多いため、その部分を細かく見つけることが重要になります。

大手建設企業でのCopilot活用支援事例

Irwin&co株式会社は、このような課題を抱える大手建設企業の総務部に対し、Microsoft 365 Copilotの業務活用支援を行いました。

この支援では、Irwin&co株式会社の担当者が総務部の現場に常駐し、以下の4つのステップで取り組みを進めました。

全業務の洗い出し: 総務課の全ての業務（122業務）をリストアップしました。
対象業務の選定: 業務の頻度や年間にかかる時間などから、特に効果の大きい23業務を選びました。
業務手順の詳細ヒアリング: 誰が、どのような手順で、どの資料を使い、どれくらいの時間をかけて何をしているのかを、細かな工程に分けて聞き取りました。
AI適用箇所の特定と実演: Copilotが使える工程だけを選び出し、実際にCopilotを操作しながら使い方を実演し、業務に組み込むところまでサポートしました。

この結果、対象となった23業務の年間約1,842時間のうち、約373時間（20.3%）の削減が実現しました。この取り組みでは、新しいシステムの導入や、これまでの承認フローの変更は一切行われていません。

特に注目すべきは、122業務の中からCopilotが効果を発揮したのは、わずか23業務、さらにその一部の工程だけだったという点です。この「効果が期待できる範囲」を特定せずにライセンスを配るだけでは、なかなか利用率は上がりません。しかし、今回のように範囲を絞り込めば、23業務だけでも年間373時間もの削減につながるのです。

現場に寄り添い、実演で使い方を定着させる

Irwin&co株式会社の支援の大きな特徴は、単に説明資料を渡すだけでなく、担当者が現場に常駐して業務を深く理解した点にあります。

業務の棚卸しや手順の分解は、資料を見るだけでは難しいものです。「誰が、どんな手順で、どの資料を使って、どれくらいの時間をかけて、何をしているのか」といった情報は、現場で直接見て、聞かなければ分からないからです。常駐することで、担当者がわざわざ説明資料を作る負担なく、実際の業務に合った棚卸しが可能になりました。

さらに、AIと相性の良い業務については、Copilotの活用方法を「実演形式」で伝えました。「この業務はAIで効率化できます」と伝えるだけでは、実際にどう使えばいいか分からず、手が止まってしまうことがあります。そこで、実際の業務データを使って、Copilotにどのように指示を出し、どのような結果が返ってきて、それをどう業務に活かすのかを、目の前で操作して見せました。そして、担当者自身に同じ操作を試してもらい、自分で再現できる状態になってから次の業務に進む、という方法をとりました。

これは、ライセンスを配って一度研修を行うだけの場合とは大きく異なります。自分の会社の実際のデータと手順でAIが動くのを見て、自分で同じことができるようになって初めて、Copilotの利用が現場に定着するのです。

捺印請求のチェック業務で年間最大220時間削減

最も大きな削減効果があったのは、捺印請求書の確認作業です。

変更前:
申請された捺印請求書と添付資料を一つ一つ確認し、代表者名、日付、住所に間違いがないかを目で見てチェックしていました。さらに、職務権限規程と照らし合わせて、稟議が必要な案件かどうかを判断していました。件数が多い日には1日1時間もの作業が発生し、担当者の年間業務時間は合計で600時間に達していました。

変更後:
AIがPDFを読み込み、以下の4つの項目を、判断した理由とともに自動で判定するようになりました。

代表者名
年度・日付
住所
稟議の要否

例えば、稟議の要否については、職務権限規程のどの項目に該当するか（または該当しないか）を根拠として示します。これにより、担当者の役割は「全ての案件を目で見て確認する」ことから「AIの判断結果と理由を確認する」ことに変わりました。

申請から部署長の承認、総務部社員の確認、総務課長の最終承認という承認フロー自体は一切変更していません。既存のルールを維持したまま、確認作業の負担だけを減らした結果、年間155〜220時間（25.8〜36.7%）の業務時間削減につながりました。

この活用方法は、「議事録を要約する」といった一般的な使い方とは異なります。社内の規程のような会社独自の資料を参照させ、判断の理由まで書かせる、このような使い方は、業務の手順を細かく分解して初めて見つけられるものです。

この支援が提供する5つの価値

このCopilot活用支援は、企業に以下の5つの価値を提供します。

今の環境のまま始められる
Microsoft 365を使っていれば、Copilotは既にその環境の中にあります。新しいシステムを導入するための契約やデータ移行、社内での合意形成といった手間をかけずに、すぐに取り組みを始められます。
「使えそう」ではなく「使える工程」を特定する
活用が進まない最大の理由は、どの業務で使えるかが絞り込まれていないことです。Irwin&co株式会社は業務の棚卸しからヒアリングまでをサポートし、効果の大きい業務を選び、手順を細かく分けてCopilotが使える部分を明確にします。「各自で工夫してください」ではなく、「この工程をこのようにAIに置き換えてください」と具体的に示します。
承認フローを変えずに組み込む
業務改善がうまくいかない典型的な原因は、承認フローそのものを変えようとして関係部署の合意が得られなくなることです。捺印請求の事例のように、承認の順番や責任者をそのままに、確認作業の内容だけをAIに任せる設計を優先します。
効果を時間で語れる
支援の成果は、「便利になった」という感覚的なものではなく、「年間373時間、20.3%削減」という具体的な時間で示されます。これにより、Copilot活用の成果を経営層に報告でき、次にどの部署や業務に広げるべきかを判断する材料になります。
常駐型で入り込み、実演で渡す
Irwin&co株式会社の担当者が現場に常駐し、AIと相性の良い業務については、Copilotの操作を実際にやって見せます。一度研修を行うだけで終わらせず、担当者が自分の業務でAIを再現して使えるようになるまで、しっかりとサポートします。