DX wpmaster 2026年3月30日 0 コメント

SUS株式会社、全国25拠点以上の申請・承認業務を電子化ワークフローシステム「Create!Webフロー」導入事例を公開

SUS株式会社は、全国に25以上の拠点を展開する、アルミプロファイル分野で世界トップクラスの企業です。同社は、社内の申請や承認に関する業務を電子化し、効率を上げるために、インフォテック株式会社が提供するクラウド型ワークフローシステム「Create!Webフロー Cloud」を導入しました。この導入事例が公開されています。

導入前の課題：紙での申請・承認業務による時間とコスト

「Create!Webフロー」を導入する前、SUS株式会社では、社内で必要な書類（例えば、稟議書や各種申請書）を紙で回覧していました。この方法では、承認や決裁が完了するまでに最長で1週間かかることもあり、書類の場所が分からなくなったり、確認漏れや紛失のリスクもありました。

特に、図面や証拠となる資料の画像データを貼り付ける申請書が多く、これまでの紙の様式を大きく変えずに電子化することが難しいと感じていました。また、紙の書類が増え続けることで、保管場所の確保や管理にかかる費用も負担となっていました。

「Create!Webフロー」が課題を解決

「Create!Webフロー」の導入により、SUS株式会社は全国の拠点にまたがる約50種類の申請・承認業務を電子化しました。これにより、以下のような効果が得られています。

意思決定の迅速化: 最長1週間かかっていた承認業務が、最短1日で完了するようになりました。また、業務の進み具合がいつでも確認できるようになり、確認漏れを防ぐことにもつながっています。
既存様式を活かした一元管理: 図面や証拠資料をそのまま貼り付けられる機能により、これまでの紙の様式を大きく変えずに約50種類の申請書を電子化し、まとめて管理できるようになりました。
保管スペースと管理負担の軽減: これまで棚一段に7～8cmの厚さのファイルが10数冊積み上がっていた紙書類が、従来の1割未満にまで減りました。これにより、書類の保管スペースが大幅に圧縮され、管理にかかる手間も軽くなりました。

この導入事例について、さらに詳しくはこちらで確認できます。
SUS株式会社「Create!Webフロー」導入事例

「Create!Webフロー Cloud」の特長

「Create!Webフロー Cloud」は、紙やExcelで運用されてきた申請・承認業務を、既存の書類の見た目や使い勝手を活かしたまま電子化できるワークフローシステムです。

このシステムは、企業ごとの複雑な業務の流れにも対応できるように、申請フォームを自由に作ったり、柔軟に承認ルートを設定したりできます。また、特定の条件で承認ルートが変わったり、複数の人が同時に承認したりするような複雑な設定も可能です。

申請書の中に画像やPDFを直接貼り付けられる機能があるため、図面や証拠資料を扱う業務でも、紙の書類に近い形で運用を続けられます。クラウドサービスとして提供されているため、サーバーの準備が不要で、複数の拠点がある企業でもスムーズに利用を開始できます。スマートフォンなどのモバイル端末からでも承認ができるため、場所や時間にとらわれずに申請・承認の業務を進めることが可能です。

「Create!Webフロー Cloud」の詳しい情報はこちらをご覧ください。
Create!Webフローについて

ワークフローシステム導入に関するよくある疑問

ワークフローシステムの導入を検討する際によくある疑問と、それに対する考え方が紹介されています。

Q1. 全国に複数拠点がある場合、申請・承認業務は見直しの対象になりますか？
- A. 拠点が分かれていること自体が問題なのではなく、紙で書類を回覧する仕組みが業務を遅らせる原因になっていることがあります。書類を物理的に運ぶ方法では、距離やタイミングによって承認に時間がかかりがちです。「Create!Webフロー」は、誰が、どのような順番で、どのような条件で承認するかを整理し、拠点間の距離に関わらずスムーズな承認環境を整えることができます。
Q2. 長年使ってきた紙の書式やExcelフォーマットは、電子化の障壁になりますか？
- A. 書式そのものよりも、「様式を変えられない」という気持ちが電子化の妨げになることがあります。現場で長く使われてきた書式を大きく変えると、かえって混乱を招きやすいため、電子化を「すべてを新しくすること」と考えると、導入のハードルが高くなります。「Create!Webフロー」は、既存の書式の見た目を活かしたフォームを作れるため、見た目や使い勝手を大きく変えずに電子化を進めることができます。
Q3. 図面や証拠資料を扱う申請業務へのワークフローシステム導入は難しくありませんか？
- A. 図面や証拠資料を申請書に添付する業務では、ワークフローシステムの導入や電子化が進みにくい場合があります。しかし、「Create!Webフロー」では、申請書の中に画像やPDFを直接貼り付けることができるため、これまでの申請書のイメージを保ったまま電子化が可能です。
Q4. ワークフロー導入は、単に紙をなくすことが目的なのでしょうか？
- A. ワークフロー導入の目的は、単に紙をなくすことだけではありません。業務プロセス全体を見直す良い機会となります。システムを使うことで、申請から承認までの流れがはっきり分かり、承認ルートの重複やあいまいな部分を整理することで、意思決定の速さと業務の透明性を高めることができます。このような業務改善を進める上で、「Create!Webフロー」は、既存の書類や運用を活かしながら業務を整理し、現場に大きな負担をかけずに段階的に業務を良くしていくことを可能にします。